Materialabgabe an das Archiv

Das Stadtarchiv kümmert sich nicht nur um die Überlieferung aus der öffentlichen Verwaltung, sondern sammelt auch Unterlagen von Firmen, Höfen, Vereinen und Privatpersonen aus Westerstede. Wenn Sie Unterlagen an das Stadtarchiv abgeben möchten, können Sie uns zu den allgemeinen Öffnungszeiten erreichen, um einen Termin zu vereinbaren.

Was gilt es zu beachten, wenn Sie Unterlagen abgeben möchten?

Generell gilt: „Lieber zu viel als zu wenig".

Da das Stadtarchiv ein Interesse hat, die Überlieferung so vollständig wie nötig und so aussagekräftig wie möglich zu gestalten, um damit die Geschichte des Lebens in Westerstede zu dokumentieren, ist es uns lieber, Sie bringen sämtliche vorhandene Unterlagen - gern auch ungeordnet - vorbei. Dies ist wichtig, um die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Unterlagen erkennen zu können.

Wir nehmen dann eine erste Sichtung und Bewertung (ggf. auch Ordnung) der Unterlagen vor und entscheiden, welche Unterlagen für das Stadtarchiv wichtig sind. Bei größeren Mengen kommt ein Mitarbeiter des Archivs auch gerne zu Ihnen und übernimmt die Sichtung und Bewertung vor Ort.

Sammelt das Archiv nur alte Unterlagen?

Nein! Da auch die Gegenwart irgendwann zur Vergangenheit wird, sind wir stets darum bemüht, auch Unterlagen jüngeren Datums zu übernehmen, um unsere Aufgaben auch in Zukunft ordnungsgemäß wahrnehmen zu können.

Was passiert, wenn das Stadtarchiv Unterlagen übernimmt?

Wenn Sie Unterlagen haben, die für das Stadtarchiv interessant sind, wird ein Deposital- oder Übereignungsvertrag mit Ihnen abgeschlossen. Ein Depositalvertrag bedeutet, dass die Unterlagen weiterhin in Ihrem Besitz bleiben, aber im Stadtarchiv aufbewahrt, gepflegt und für eine weitere Nutzung erschlossen werden. Bei einem Übereignungsvertrag gehen die Unterlagen in den Besitz des Stadtarchivs über.
In beiden Fällen wird eine Übergabeliste angefertigt, in der der Umfang, der Inhalt und die Laufzeit der abgegebenen Unterlagen aufgeführt sind. Damit wird genau dokumentiert, welche ihrer Unterlagen sich im Stadtarchiv befinden.

Wer kann meine Unterlagen einsehen?

Für die Benutzung von Unterlagen aus dem Stadtarchiv gelten die Sperrfristen des Niedersächsischen Archivgesetzes. Generell gilt daher: Archivgut darf erst 30 Jahre nach seiner letzten inhaltlichen Bearbeitung für die Benutzung freigegeben werden. Bei Unterlagen, die den Datenschutzbestimmungen unterliegen, wie z.B. private Daten, erfolgt die Freigabe frühestens 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person. Ergänzend dazu können für Ihre Unterlagen auch generell andere Sperrfristen vereinbart werden, so dass die Daten der wissenschaftlichen Forschung möglicherweise früher zur Verfügung gestellt werden können, oder es wird z.B. vereinbart, dass der Nutzer erst Ihre Genehmigung zur Einsicht benötigt.